Informativa privacy

Titolare e responsabile del trattamento

Oronzo è un servizio fornito da 9TOUR S.R.L., con sede legale in Via Sigmund Freud 8, 73100 Lecce (LE), P. IVA IT04144590751, email privacy@oronzo.ai.

Per i dati relativi a prenotazioni, soggiorni e conversazioni con gli ospiti, la struttura ricettiva che utilizza Oronzo è di norma il titolare del trattamento. 9TOUR S.R.L. tratta tali dati principalmente come responsabile del trattamento, secondo le istruzioni della struttura.

9TOUR S.R.L. può trattare alcuni dati come titolare autonomo quando ciò è necessario per amministrare il servizio, proteggere i sistemi, gestire account e assistenza, adempiere obblighi di legge o tutelare i propri diritti.

Categorie di dati trattati

A seconda della configurazione scelta dalla struttura, Oronzo può trattare dati identificativi e di contatto dell'ospite, riferimenti di prenotazione, date del soggiorno, camera o unità, messaggi e relativi allegati, lingua, preferenze operative, stati di consegna, log tecnici e dati degli account host. Quando il personale visualizza o scarica un allegato, Oronzo registra l'account staff, un identificativo protetto della sessione autenticata, il contesto browser/device, l'azione, l'allegato e il momento dell'accesso.

Se sono abilitate funzionalità vocali, possono essere trattati audio e trascrizioni per il tempo necessario a fornire la funzionalità o gestire eventuali problemi tecnici.

Finalità e basi giuridiche

I dati sono trattati per verificare l'accesso dell'ospite alla prenotazione corretta, rispondere a richieste relative alla struttura e al soggiorno, consegnare comunicazioni, tradurre o trascrivere messaggi, coinvolgere la struttura quando serve un intervento umano, prevenire abusi, diagnosticare problemi e garantire la sicurezza del servizio.

La base giuridica dipende dal rapporto tra ospite e struttura. Di norma la struttura tratta i dati per eseguire il rapporto di soggiorno o per legittimo interesse a fornire assistenza agli ospiti; 9TOUR S.R.L., tramite il servizio Oronzo, tratta i dati come responsabile su istruzione della struttura. 9TOUR S.R.L. tratta i propri dati amministrativi e di sicurezza sulla base del legittimo interesse o di obblighi di legge applicabili.

Assistente AI

Oronzo è un assistente AI della struttura. Può generare risposte, tradurre, trascrivere e aiutare la struttura nella gestione operativa delle richieste degli ospiti.

Oronzo non utilizza i dati di clienti e ospiti per addestrare propri modelli di intelligenza artificiale. I dati possono essere comunicati ai fornitori AI necessari a erogare il servizio, secondo quanto descritto nella sezione successiva.

Oronzo non è un canale di emergenza. Per urgenze, sicurezza personale o assistenza immediata, occorre contattare direttamente la struttura o i servizi competenti.

Destinatari e trasferimenti

I dati possono essere comunicati alla struttura ricettiva, ai suoi operatori autorizzati e a fornitori tecnici necessari per erogare il servizio, ad esempio infrastruttura cloud, database, autenticazione, canali di messaggistica, email, strumenti di intelligenza artificiale, trascrizione, logging, monitoraggio e sicurezza.

Alcuni fornitori possono trattare dati fuori dallo Spazio Economico Europeo. In tal caso il trasferimento deve basarsi su una garanzia adeguata, come decisione di adeguatezza, EU-US Data Privacy Framework, Clausole Contrattuali Standard o altro meccanismo previsto dalla normativa applicabile.

Conservazione

I dati sono conservati per il tempo necessario a fornire il servizio, assistere la struttura, documentare le attività operative, prevenire abusi, diagnosticare problemi e rispettare obblighi legali. Gli allegati WhatsApp supportati inviati dagli ospiti sono conservati normalmente per 7 giorni. Gli allegati inviati allo Staff Agent sono conservati per un massimo di 30 giorni e possono essere cancellati prima in base ai limiti di archiviazione applicabili e alle policy operative di conservazione. Il personale autorizzato può visualizzare o scaricare un allegato solo finché è disponibile; la relativa attività è registrata per sicurezza e accountability. Le copie scaricate su dispositivi gestiti dalla struttura non sono più controllate dalla cancellazione automatica di Oronzo e devono seguire la policy di conservazione della struttura. Log tecnici, audit, backup, payload dei fornitori e audio possono seguire tempi di conservazione tecnici diversi, secondo criteri di minimizzazione e sicurezza.

Diritti

Nei limiti previsti dal GDPR, gli interessati possono esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità e reclamo all'autorità di controllo.

Per dati relativi al soggiorno o alla conversazione, la richiesta va rivolta in primo luogo alla struttura ricettiva. Oronzo collabora con la struttura per gestire le richieste applicabili.

Contatti e aggiornamenti

Il contatto principale per i dati relativi al soggiorno è la struttura che ha invitato l'ospite a usare Oronzo. Per richieste relative ai trattamenti svolti da 9TOUR S.R.L. o per collaborare con la struttura nell'esercizio dei diritti, è possibile scrivere a privacy@oronzo.ai.

Questa informativa può essere aggiornata. La data indicata in alto identifica la versione corrente.